Viele Anwender denken bei Copilot in PowerPoint zunächst an eine Funktion, die automatisch Folien erstellt. Tatsächlich ist das nur ein kleiner Teil dessen, was heute möglich ist. Copilot unterstützt inzwischen den gesamten Präsentationsprozess: von der ersten Idee über die Storyline und Gestaltung bis hin zur Vorbereitung auf den Vortrag.
Gerade für Unternehmen, die regelmäßig Management-Präsentationen, Vertriebsunterlagen, Projektberichte oder Schulungsunterlagen erstellen, kann Copilot zahlreiche Arbeitsschritte beschleunigen.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, welche Aufgaben Copilot in PowerPoint übernehmen kann und wo die größten Potenziale im Arbeitsalltag liegen.
1. Präsentationen per Prompt erstellen
Die bekannteste Funktion von Copilot ist die Erstellung kompletter Präsentationen auf Basis einer einfachen Beschreibung.
Beispiele:
- Erstelle eine Präsentation über Cyber Security für Führungskräfte.
- Erstelle eine Vertriebspräsentation für neue Kunden.
- Erstelle eine Projektstatus-Präsentation für das Management.
Copilot entwickelt daraus eine erste Präsentationsstruktur, schlägt Folientitel vor und erstellt passende Inhalte. Darüber hinaus generiert das System Layoutvorschläge und kann Bilder integrieren.
Der größte Vorteil: Die leere Folie verschwindet. Statt bei Null zu starten, entsteht innerhalb weniger Minuten ein erster Entwurf.
2. Word-, PDF- und andere Dokumente in Präsentationen umwandeln
Viele Unternehmen verfügen bereits über umfangreiche Inhalte in Word-Dokumenten, Konzepten, Berichten oder PDFs.
Copilot kann diese Inhalte analysieren und in eine Präsentation überführen. Dabei werden Abschnitte erkannt und auf einzelne Folien verteilt.
Typische Anwendungsfälle:
- Projektberichte in Management-Folien umwandeln
- Whitepaper als Präsentation aufbereiten
- Workshop-Unterlagen visualisieren
- Strategiedokumente präsentieren
Gerade bei umfangreichen Dokumenten spart diese Funktion oft mehrere Stunden manueller Arbeit.
3. Storyline und Argumentationsstruktur entwickeln
Eine Präsentation besteht nicht nur aus Folien. Entscheidend ist die Geschichte dahinter.
Copilot kann unterstützen bei:
- Agenda-Erstellung
- Storyline-Entwicklung
- Management-Strukturen
- Executive Summaries
- Argumentationsketten
- Kernaussagen pro Folie
Besonders hilfreich ist das für Nutzer, die wissen, was sie sagen möchten, aber noch nicht genau wissen, wie sie ihre Inhalte strukturieren sollen.
4. Folientexte schreiben und verbessern
Copilot fungiert gleichzeitig als professioneller Schreibassistent.
Mögliche Aufgaben:
- Bullet Points erstellen
- Texte kürzen
- Texte erweitern
- Inhalte professioneller formulieren
- Inhalte vereinfachen
- Management-gerechte Formulierungen erstellen
- Executive Summaries schreiben
Microsoft bietet hierfür sogar spezielle Rewrite-Funktionen wie „Auto Rewrite“, „Condense“ und „Make Professional“ an. Damit lassen sich vorhandene Texte mit wenigen Klicks optimieren.
5. Bestehende Präsentationen analysieren
Viele Anwender übersehen, dass Copilot nicht nur Inhalte erzeugen, sondern auch bestehende Präsentationen verstehen kann.
Beispiele:
- Worum geht es in dieser Präsentation?
- Was sind die wichtigsten Erkenntnisse?
- Welche Risiken werden genannt?
- Welche Entscheidungen werden erwartet?
- Fasse Folie 8 zusammen.
Copilot analysiert den Inhalt und liefert Zusammenfassungen oder konkrete Antworten auf Fragen zur Präsentation.
Das spart vor allem bei umfangreichen Präsentationen viel Zeit.
6. Layout und Design verbessern
Neben Texten unterstützt Copilot auch die visuelle Gestaltung.
Mögliche Aufgaben:
- Layoutvorschläge erzeugen
- Folien neu strukturieren
- Inhalte kompakter anordnen
- Visuelle Hierarchien verbessern
- Designideen vorschlagen
- Passende Layouts auswählen
Insbesondere weniger erfahrene Anwender profitieren hiervon, weil die Folien professioneller wirken, ohne tiefes Designwissen zu benötigen.
7. KI-Bilder direkt in PowerPoint erzeugen
Ein besonders spannender Bereich ist die Bildgenerierung.
Copilot kann:
- Fotorealistische Bilder erzeugen
- Illustrationen erstellen
- Hintergründe generieren
- Symbolbilder entwickeln
- Konzeptionelle Visualisierungen erstellen
Für Marketing-, Vertriebs- und Unternehmenspräsentationen eröffnet das neue Möglichkeiten, da passende Bilder oft sofort verfügbar sind.
8. Diagramme und Infografiken entwickeln
Viele Präsentationen scheitern daran, dass Informationen zwar vorhanden sind, aber nicht verständlich visualisiert werden.
Copilot kann dabei helfen:
- Prozesse darzustellen
- Zeitpläne zu visualisieren
- Organigramme aufzubauen
- KPI-Darstellungen vorzuschlagen
- Diagramme zu erstellen
- Infografik-Konzepte zu entwickeln
Dadurch werden komplexe Inhalte deutlich verständlicher.
9. Daten und Kennzahlen präsentieren
Gerade im Management-Umfeld spielen Zahlen eine wichtige Rolle.
Copilot unterstützt bei:
- Interpretation von Tabellen
- Zusammenfassung von Berichten
- Erstellung von Dashboards
- Aufbereitung von Finanzdaten
- Visualisierung von Kennzahlen
Die KI hilft dabei, aus Daten eine verständliche Geschichte zu machen.
10. Sprechernotizen erstellen
Ein oft unterschätztes Feature sind die automatischen Sprechernotizen.
Copilot kann:
- Vortragsnotizen erstellen
- Übergänge formulieren
- Zusammenfassungen für den Vortrag erzeugen
- Talk Tracks entwickeln
- Inhalte an verschiedene Zielgruppen anpassen
Dadurch wird aus einer Sammlung einzelner Folien eine zusammenhängende Präsentation.
11. Vorbereitung auf kritische Fragen
Insbesondere bei Management-, Vertriebs- und Projektpräsentationen werden häufig kritische Fragen gestellt.
Copilot kann unterstützen bei:
- Identifikation potenzieller Einwände
- Simulation kritischer Fragen
- Entwicklung möglicher Antworten
- Risikobetrachtungen
Damit eignet sich Copilot nicht nur für die Präsentationserstellung, sondern auch für die Vorbereitung auf Meetings.
12. Nutzung von Unternehmenswissen
Mit Microsoft 365 Copilot können Informationen aus dem eigenen Arbeitskontext einbezogen werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Unternehmensdokumente
- SharePoint-Dateien
- OneDrive-Inhalte
- Meetings
- Teams-Chats
- interne Wissensquellen
Dadurch entsteht eine deutlich stärkere Verbindung zwischen Präsentation und Unternehmenswissen.
13. Corporate Design und Markenrichtlinien berücksichtigen
Für Unternehmen ist besonders interessant, dass Copilot zunehmend besser mit Vorlagen und Markenrichtlinien umgehen kann.
Dazu gehören:
- Unternehmensvorlagen
- Brand Kits
- Logos
- Bildbibliotheken
- Corporate Design Vorgaben
So entstehen Präsentationen, die stärker dem gewünschten Markenauftritt entsprechen.
Allerdings wird ein wichtiger Punkt häufig unterschätzt:
Die Qualität der von Copilot erzeugten Präsentation hängt maßgeblich von der Qualität des PowerPoint-Masters ab.
Copilot kann nur mit den Layouts, Folienvorlagen und Designvorgaben arbeiten, die ihm zur Verfügung gestellt werden. Ist das PowerPoint-Master unstrukturiert, veraltet oder nicht Copilot-optimiert, entstehen häufig Folien, die zwar inhaltlich brauchbar, aber gestalterisch nicht konsistent sind.
Ein professionell aufgebautes Präsentations-Master stellt sicher, dass:
- alle Folien automatisch den Corporate-Design-Richtlinien entsprechen
- Farben, Schriften und Logos korrekt verwendet werden
- Copilot die richtigen Layouts auswählt
- Inhalte strukturiert und konsistent platziert werden
- Präsentationen unternehmensweit einheitlich aussehen
- der Nachbearbeitungsaufwand deutlich reduziert wird
Microsoft selbst weist darauf hin, dass Copilot Markenrichtlinien und sogenannte Brand Kits nutzen kann, um Präsentationen stärker an Unternehmensvorgaben auszurichten.
Mein Praxistipp für Unternehmen
Viele Unternehmen investieren aktuell in Microsoft 365 Copilot, arbeiten jedoch weiterhin mit PowerPoint-Vorlagen, die ursprünglich nie für KI-gestützte Präsentationserstellung entwickelt wurden.
Deshalb unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre bestehenden PowerPoint-Master und Vorlagen für Copilot zu optimieren. Ziel ist ein modernes, strukturiertes und Copilot-fähiges Master, das alle relevanten Brand-Vorgaben berücksichtigt und gleichzeitig dafür sorgt, dass Copilot hochwertige Präsentationen innerhalb weniger Minuten erstellen kann.
Ein professionelles Copilot-Master ist damit nicht nur ein Design-Thema, sondern eine wichtige Voraussetzung, um das volle Potenzial von Copilot in PowerPoint auszuschöpfen.
Fazit
Copilot in PowerPoint ist längst mehr als ein Werkzeug zum automatischen Erstellen von Folien.
Die größten Potenziale liegen heute in vier Bereichen:
1. Erstellen Neue Präsentationen, Folien und Storylines in Minuten erzeugen.
2. Verbessern Texte, Layouts und Visualisierungen optimieren.
3. Analysieren Präsentationen, Berichte und Daten verstehen und zusammenfassen.
4. Präsentieren Sprechernotizen, Q&A und Vortragsvorbereitung unterstützen.
Wer Copilot konsequent einsetzt, kann viele zeitaufwendige Arbeitsschritte automatisieren und sich stärker auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Botschaft der Präsentation.
Für professionelle Unternehmenspräsentationen ersetzt Copilot zwar noch keinen erfahrenen Präsentationsdesigner oder Berater. Als intelligenter Assistent kann er jedoch heute bereits einen erheblichen Teil der operativen Arbeit übernehmen